Dateiablage

Kurzbeschreibung

In der Dateiablage werden alle Dateien des Teams gespeichert und verwaltet. Eine Zugriffskontrolle sorgt dafür, dass nur befugte Teammitglieder Verzeichnisse und Dateien lesen und ggf. verändern dürfen.

Mit teamspace können Sie beliebig viele Verzeichnisse erstellen und Dateien ablegen. Alle Objekte können verschoben und gesperrt werden. Verschiedene Berechtigungen können sowohl auf Datei- als auch Verzeichnisebene vergeben werden. Sollten Sie für Ihre Dateien mehr Speicherplatz brauchen, als Ihrem Team zur Verfügung steht, so können Teamleiter das Speicherlimit jederzeit im Lizenzierungsbereich der Teamadministration erhöhen.

Abb. 39: Dateiablage

7.1 Bedeutung der Kommandos & Symbole

Bedeutung der Kommandos

Aktionen
Datei hochladen	Neue Datei hochladen
Notiz erstellen	Neue Notiz erstellen
Ordner erstellen	Neuen Ordner erstellen
Versionen	Anzeige der einzelnen Datei-Versionen
Navigation
Hauptordner	Wechsel zum Hauptordner
Ordnerübersicht	Übersicht über alle Ordner
Anzeige
aufgeklappt	Alle Daten in einer aufgeklappten Liste

Tab. 11: Kommandos in der Dateiablage

Bedeutung der Symbole

	Objekt bearbeiten
	Objekt ansehen
	Datei ist nicht gesperrt
	Dateisperre aktiv
	Gesperrte Datei (in diesem Fall eine Word-Datei)
	Besitz einer Datei übernehmen
	Versionen einer Datei
	Download einer Version
	Ordnerübersicht in Baumstruktur ähnlich Windows Explorer
	Objekt / Ordner löschen

Tab. 12: Symbole in der Dateiablage

7.2 Neue Datei hochladen

Unter „Datei hochladen“ können Sie eine ausgewählte Datei von Ihrer lokalen Festplatte in die Dateiablage von teamspace exportieren.

Abb. 40: Datei hochladen

Mit Klick auf „Durchsuchen…“ können Sie die gewünschte Datei auf Ihrem PC auswählen. teamspace zeigt Ihnen hier automatisch an, wie viel Speicherplatz noch in Ihrem Team vorhanden ist.

Sie können unter „Versionierung“ festlegen, wie viele Versionen dieser Datei gespeichert werden dürfen (Kapitel 7.7, Datei-Versionen).

7.3 Neuen Ordner erstellen

Über den Punkt „Neuer Ordner“ lässt sich ein neuer Ordner anlegen, wie Sie es vom Windows-Explorer^® her kennen. Neue Ordner werden automatisch als Unterordner in dem Ordner erstellt, in dem Sie sich aktuell befinden.

7.4 Neue Notiz erstellen

Über den Punkt „Neue Notiz“ können Sie eine Notiz in Form einer Textdatei anlegen.

Notizen eignen sich, um schnell etwas direkt im Team zu notieren und es anschließend auch bearbeiten zu können. Notizen werden in der Dateiablage gespeichert und können, im Gegensatz zu Dateien, auch dort direkt bearbeitet werden.

Abb. 41: Notiz erstellen

Es ist demnach nicht notwendig, sie wie Dateien vor dem Bearbeiten lokal zu speichern.

7.5 Datei lesen

Wenn Sie sich Dateien nur anzeigen lassen wollen ohne sie zu ändern, können Sie diese direkt in teamspace in einem separaten Browser-Fenster öffnen. Es ist nicht notwendig, sie lokal zu speichern. Klicken Sie einfach auf den Namen der Datei und das Fenster öffnet sich automatisch. Wenn Sie fertig sind, schließen sie das Fenster über das „X“ oben rechts.

7.6 Dateien / Ordner verschieben

Sie können Dateien und Ordner, einzeln sowie mehrere, einfach und schnell innerhalb der Dateiablage verschieben. Dazu nutzen Sie die Multi-Element-Verarbeitung (Kapitel 1.3, Multi-Element-Verarbeitung).

Markieren Sie die gewünschten Dateien bzw. Ordner mit einem Häkchen und wählen Sie „verschieben“ und klicken Sie auf „Aktion“. Sie bekommen alle Ordner der Dateiablage in einer Baumstruktur angezeigt. Wählen Sie mit einem Klick den gewünschten Ordner aus, in den Sie die Dateien/Ordner verschieben wollen.

7.7 Datei-Versionen

Mit der Versionierung kann beim Upload einer Datei eine maximale Anzahl von möglichen Versionen sowie eine Beschreibung angegeben werden. Wenn eine Datei zum ersten Mal hochgeladen wird, ist dies automatisch Version 1.

Beim einfachen Hochladen ohne über die Versionierung zu gehen, wird eine zweite Datei mit demselben Dateinamen angelegt, Sie erhalten keine Warnung über eine andere Datei mit demselben Namen. Diese Datei wird nicht als neue Version gehandelt.

Wenn Sie Ihre Änderungen an einer Datei als neue Version unter Erhalt der alten Version speichern wollen, laden Sie nicht sofort die neue Version hoch, sondern gehen Sie in der Dateiablage auf den -Button der alten Datei.

Abb. 42: Neue Version hochladen

In der folgenden Maske wird Ihnen im Bereich "Datei hochladen" das Feld „Datei ersetzen“ angeboten. Dort laden Sie die neue Version unter dem alten Namen hoch und geben zusätzlich optional eine Beschreibung der neuen Version ein. teamspace zählt die Versionen automatisch hoch und beide Versionen sind dann inklusive Kommentar abgespeichert.

In der Übersicht der Dateiablage können Sie über einen Klick auf die Version der jeweiligen Datei Einsicht in ältere Versionen nehmen und die Veränderungen anhand der geführten Bemerkungen nachvollziehen. Sollten Sie an einer Datei keine Änderungen vorgenommen haben, brauchen Sie diese Datei nicht wieder hochzuladen. Ansonsten würde wiederum um eine Version erhöht werden, obwohl keine Änderungen vorgenommen wurden. Ist die vom Ersteller einer Datei festgelegte maximale Anzahl der möglichen Versionen überschritten, wird die älteste gespeicherte Version automatisch gelöscht.

7.8 Besitz einer Datei übernehmen

Über den -Button können Sie für Dateien den Besitz übernehmen, wenn Ihre Benutzergruppe das Recht „Besitz von Dateien übernehmen“ hat (siehe Kapitel 3.9, Benutzergruppen verwalten). Dazu klicken Sie auf .

7.9 Zip erstellen

Um mehrere Dateien gleichzeitig runterzuladen, gibt es in teamspace die Möglichkeit, von diesen Dateien eine Zip-Datei zu erstellen. Nutzen Sie hierfür die Multi-Element-Verarbeitung (Kapitel 1.3, Multi-Element-Verarbeitung).

Markieren Sie die gewünschten Dateien bzw. Ordner mit einem Häkchen und wählen Sie „Zip erstellen“ und klicken Sie auf „Aktion“.

Im folgenden Fenster wählen Sie „speichern“ und wählen den Speicherort auf Ihrer Festplatte.

7.10 Zip auspacken

Um mehrere Dateien gleichzeitig hochzuladen, gibt es in teamspace die Möglichkeit, von Zip-Dateien nach dem Upload direkt im gewünschten Ordner zu entpacken. Nutzen Sie hierfür die Multi-Element-Verarbeitung (Kapitel 1.3, Multi-Element-Verarbeitung).

Markieren Sie die gewünschte Datei mit einem Häkchen und wählen Sie „Zip auspacken“ und klicken Sie auf „Aktion“.

Die in der entpackten Daten werden in denselben Ordner gespeichert wie die Zip-Datei.

7.11 Datei sperren / entsperren

Über den Button können Sie eine Datei für den Zugriff anderer User vorübergehend sperren, wenn Sie die Berechtigung „Betrachten und Ändern“ für diese Datei besitzen. Die anderen Teammitglieder sehen diese Datei jetzt als gesperrt, z.B. eine gesperrte Excel-Datei als .

Die Dateisperre heben Sie durch einen einfachen Klick auf wieder auf.