Adressen

Kurzbeschreibung

Im Adressmodul werden alle teamrelevanten Adressen und Weblinks gesammelt.

Alle Daten können mit Zugriffsrechten zum Lesen oder Ändern durch andere Teammitglieder versehen werden. Es ist dadurch möglich Adressen in Ihrem Team abzuspeichern, die nur für Sie persönlich zugänglich sein sollen.

Es gibt im Wesentlichen drei Varianten für die optimale Nutzung der Adressen in teamspace: Sie können hier die Kontaktdaten der Teammitglieder verwalten, oder das Adressmodul zusätzlich als Datenbank für Ihre Firmenkontakte verwenden. Sie haben die Möglichkeit, in den Adressen verschiedene Kundendaten anzulegen.

 

Abb. 37: Adressen

 

6.1 Bedeutung der Kommandos & Symbole

Bedeutung der Kommandos

 

Neuer Kontakt	Anlegen einer neuen Adresse
Import/Export	Import/Export der Adressen im csv-Format
Bericht	Druckansicht der gewählten Auswahl
Auswahl	Anzeige nach Anfangsbuchstaben
Sortiert nach…	Sortierungs-Möglichkeiten nach Name, Firma, Abteilung, Kategorie oder Land

Tab. 9: Kommandos im Adressmodul

 

Bedeutung der Symbole

 

	Objekt bearbeiten
	Öffnet einen Link auf die Website der ausgewählten Adresse
	E-Mail an die ausgewählte Person senden
	Exportiert die ausgewählte Adresse
	Adresseintrag löschen

Tab. 10: Symbole im Adressmodul

 

 

6.2 Neuen Kontakt anlegen

Geben Sie die einzelnen Adressinformationen ein.

 

Abb. 38: Neuen Kontakt anlegen

 

Im Feld „Kategorien“ können Sie frei wählbare, einzelne oder mehrere Bezeichnungen eingeben. Mehrere Kategorien werden mit Komma ohne Leerzeichen getrennt.

Nach den Feldern Name, Firma, Abteilung, Kategorie oder Land können Sie später die Adressen sortiert anzeigen lassen (siehe Kapitel 6.4, Anzeigemöglichkeiten). Bei mehreren Einträgen im Feld „Kategorien“ werden diese Kontakte bei jeder Kategorie angezeigt.

 

 

6.3 Kontakte exportieren & importieren

Sie können Kontakte sowohl einzeln in Form von vCard-Dateien als auch gebündelt in Form von csv-Dateien in andere Anwendungen wie z.B. MS Outlook^® oder Lotus Notes^® exportieren oder im gleichen Format auch von dort in teamspace importieren.

Um jederzeit mit MS Outlook auf dem aktuellen Stand zu sein, können Sie auch automatisch und regelmäßig alle Kontakte mit teamsync synchronisieren (Kapitel 17, Outlook-Synchronisation).

 

Export eines einzelnen Kontakts

Zum Export einer einzelnen Adresse klicken Sie neben der gewünschten Adresse auf das Symbol . Es öffnet sich je nach Betriebssystem und Version ein neues Fenster, um den Kontakt in MS Outlook oder Lotus Notes zu speichern.

 

Export aller Kontakte

Über „Import/Export“ in der linken Befehlsleiste können Sie eine csv-Datei aller Kontakte erstellen. Mit Klick auf „Export“ laden Sie die Datei in den gewünschten Ordner auf Ihrem PC herunter.

 

Import aller Kontakte

Über „Import/Export“ in der linken Befehlsleiste können Sie eine csv-Datei von Ihrem Computer in die bestehenden Kontakte importieren. Mit Klick auf den Button „Durchsuchen“ wählen Sie die gewünschte csv-Datei aus. Laden Sie diese mit „Import“ hoch.

 

 

6.4 Anzeigemöglichkeiten

Über die Sortierung können Sie bestimmen, wie Ihnen die Adressen angezeigt werden sollen. Sie können wählen zwischen Name, Firma, Abteilung, Kategorie oder Land. Ist das betreffende Feld in einer Adresse leer, so wird der Eintrag als „- ohne Kategorie -“, „- ohne Land -“ etc. aufgeführt.

 

 

6.5 Adress-Übersicht drucken / exportieren

Über den Befehl „Bericht“ können Sie eine komplette Liste aller teamspace-Kontakte ausdrucken. Die Druckansicht richtet sich nach der gewählten Sortierung (Kapitel 6.4, Anzeigemöglichkeiten). Die Übersicht können Sie ausdrucken oder lokal auf Ihrem PC abspeichern.

 

 

6.6 Outlook-Synchronisation

Jedes Mitglied kann die Adressen teilweise oder komplett mit einem Adressordner in MS Outlook^® synchronisieren.

Die Synchronisation von teamspace mit MS Outlook^® wird in Kapitel 17 des Handbuchs separat vorgestellt.