Kalender

Kurzbeschreibung

Der Kalender dient zur Terminkoordination innerhalb des Teams. Das gesamte Team hat einen gemeinsamen Kalender, in dem sowohl gemeinsame als auch persönliche Termine geführt werden. Über das Berechtigungssystem sowie die Teilnehmerauswahl wird geregelt, wer wann welchen Termin sehen kann.

Abb. 29: Kalender

5.1 Bedeutung der Kommandos & Symbole

Bedeutung der Kommandos

Aktionen
Neuer Termin	Anlegen eines neuen Termins
Aktueller Monat	Öffnet den aktuellen Monat
Aktuelle Woche	Öffnet die aktuelle Woche
Heute	Öffnet den jeweiligen Tag
Berichte
Monatsbericht	Druckansicht des Kalenderblatts
Terminliste	Terminliste des ausgewählten Mitglieds
Termine für…
Teilnehmer	Auswahl des Teilnehmers
Monat	Auswahl des Monats
gebuchte Termine	Anzeige der geblockten Termine

Tab. 7: Kommandos im Kalender

Bedeutung der Symbole

	Monatsübersicht
	Wochenübersicht
	Tagesübersicht
	Vorblättern
	Zurückblättern
	Der Termin findet nur an diesem Tag statt.
	Serientermin
	Ein mehrtägiger Termin beginnt an diesem Tag.
	Tag während eines mehrtägigen Termins.
	Ein mehrtägiger Termin endet an diesem Tag.
	Der Termin enthält eine automatische Erinnerung per E-Mail.

Tab. 8: Symbole im Kalender

5.2 Neuen Termin anlegen

Mit einem Klick auf „Neuer Eintrag“ oder das Datum des gewünschten Tages in der Übersicht gelangen Sie zur Eingabemaske für einen neuen Termin.

Abb. 30: Neuen Termin anlegen

Termin definieren

Legen Sie unter „Titel des Termins“ die Bezeichnung fest. Wahlweise können Sie dem Termin eine Farbe zuweisen (mehr dazu in Kapitel 5.7), einen Ort eingeben, sowie eine kurze Beschreibung hinterlassen.

Anschließend legen Sie unter „Datum und Uhrzeit“ die Dauer des Termins fest. Über das Kalendersymbol hinter dem Datumsfeld können Sie mit einem Klick das Datum festlegen (funktioniert nur bei Aktivierung von JavaScript; siehe Kapitel 0,

Eigene Einstellungen ändern

Legen Sie ggf. noch die Uhrzeit fest. Wenn Sie dieses Feld freilassen, wird der Termin als ganztägig angezeigt.

Teilnehmer einladen / zuordnen

Teilnehmer sind die Teammitglieder, die am aktuellen Termin explizit teilnehmen sollen.

Als Default wird „-alle-“ angezeigt, d.h. an diesem Termin würden alle Teammitglieder teilnehmen. Um dagegen nur einzelne Teilnehmer auszuwählen, klicken Sie auf den Button „Teilnehmer“ und wählen Sie die entsprechenden Personen aus der angezeigten Liste aus.

Die Festlegung der Teilnehmer ist wichtig, um sich eine Auflistung von Terminen getrennt nach einzelnen Teilnehmern anzeigen lassen zu können (siehe Kapitel 5.9, Termin-Übersicht einzelner Teammitglieder). Des Weiteren erlaubt die Festlegung der Teilnehmer, dass jedes Mitglied optional nur die Termine mit seinem Outlook synchronisiert, an denen es selbst teilnimmt (siehe Kapitel 17, Outlook-Synchronisation).

Zeitzonen

Hier kann die Zeitzone für den aktuellen Termin eingestellt werden. Als automatischer Vorschlag wird zunächst Ihre Zeitzone angezeigt. Jedem teamspace-Mitglied wird die Uhrzeit automatisch in seine eigene Zeitzone umgerechnet. Die Zeitzonen werden in Kapitel 5.3 behandelt.

Vor-Ort-Termin

Dieses Feld aktivieren Sie, wenn für den aktuellen Termin die Zeitzone nicht automatisch angepasst werden soll. Der Vor-Ort-Termin wird in Kapitel 5.4 behandelt.

Erinnerungen per E-Mail verschicken

Wenn Sie für einen Termin eine Erinnerung verschicken wollen, aktivieren Sie die Checkbox neben „Erinnerungs-E-Mail versenden“. Anschließend legen Sie fest, wann (Tag, Uhrzeit) die Erinnerung verschickt werden soll.

Mit Klick auf werden automatisch alle Teilnehmer am Termin (siehe Teilnehmer einladen / zuordnen) eingefügt. Sie können aber auch händisch Adressen eintragen.

5.3 Zeitzonen

Diese Funktion ist für Sie wichtig, wenn in Ihrem Team Mitglieder aus verschiedenen Zeitzonen arbeiten.

Jedem teamspace-Mitglied wird die Uhrzeit automatisch in seine eigene Zeitzone umgerechnet. Sollten Sie z.B. in Deutschland arbeiten und für 16:00h MEZ eine Telefonkonferenz in den Kalender eintragen, so erscheint der Termin für ein Teammitglied in New York in seiner lokalen Zeit, also 10:00h.

5.4 Vor-Ort-Termin

Diese Funktion ist für Sie wichtig, wenn in Ihrem Team Mitglieder aus verschiedenen Zeitzonen arbeiten und wenn für die Einhaltung des Termins die Zeitzone eine Rolle spielt. Ist dies nicht der Fall, sollte die Funktion nicht aktiviert werden.

Bei Aktivierung der Checkbox wird der Termin jedem Mitglied in der von Ihnen festgelegten Zeitzone angezeigt. Es findet also keine Umrechnung in die jeweilige Zeitzone statt. Hinter der Uhrzeit erscheint dann im Überblick zusätzlich fest die gewählte Zeitzone.

5.5 Serientermine erstellen

Über die Schaltfläche „Serie…“ können Sie einen Termin in einen Serientermin umwandeln. Wählen Sie zwischen täglichen, wöchentlichen, monatlichen oder jährlichen Serien und legen Sie den Termin fest.

Um nur einen Termin aus einer Serie zu bearbeiten, öffnen Sie den gewünschten Termin. Die anderen Termine dieser Serie werden nicht geändert.

Um die ganze Serie wieder zu ändern, öffnen Sie einen Termin der Serie und klicken Sie auf „Serie bearbeiten“.

Wichtig: Serientermine werden gegenwärtig nicht mit Outlook synchronisiert. Dies ist erst mit der neuen Version von teamSync möglich, die ab September 2005 erhältlich sein wird.

5.6 Kategorien zuordnen

Analog zu den Kategorien in den Adressen können Sie im Kalender jeden Eintrag verschiedenen Kategorien frei zuordnen. Gehört ein Eintrag zu mehreren Kategorien gleichzeitig, trennen Sie die einzelnen Kategorien bitte durch ein Komma (ohne Leerzeichen).

Getrennt nach den verschiedenen Kategorien können Sie sich in den Übersichten alle Einträge auch anzeigen lassen.

Zusätzlich können Sie die Termin-Farben durch Text ergänzen. Auch nach diesen Merkmalen können Sie sich Termine anzeigen lassen.

5.7 Terminfarben beschriften

Sie können jedem Termin beim Anlegen eine Farbe zuordnen. Dies soll Ihnen den Überblick erleichtern. Ergänzend dazu können Teamleiter diesen Farben eine Bedeutung zuordnen, indem sie ihnen Namen geben. Teamleiter ordnen die Beschreibungen über „Konfigurieren“ den einzelnen Farben zu. Diese Festlegu8ng gilt dann immer für das gesamte Team. Alle beschrifteten Farben werden in den Übersichten des Kalenders immer in der Fußzeile angezeigt.

5.8 Persönliche Termine

Sie können im teamspace-Kalender auch private Termine verwalten, die durch andere nicht eingesehen werden können.

Diese Funktion ist für Sie nur wichtig, wenn andere Teammitglieder diese Termine bei der Planung neuer Termine berücksichtigen sollen.

Legen Sie beim Anlegen eines persönlichen Termins nur sich selbst als Teilnehmer fest und setzen Sie die Berechtigungen aller Gruppen auf „Keine Rechte“. So sind Ort, Titel und Beschreibung dieses Termins nur für Sie, den Besitzer, einseh- und änderbar. Anderen Teammitgliedern werden nur Uhrzeit des Termins und Ihr Name angezeigt.

Abb. 31: Berechtigungen für persönliche Termine

In der Übersicht werden anderen Mitgliedern persönliche Termine nur angezeigt, wenn die Checkbox „gebuchte Termine“ aktiviert ist (siehe Kapitel 5.10, Nach freien Terminen suchen).

5.9 Termin-Übersicht einzelner Teammitglieder

Eine Auflistung der Termine einzelner Teammitglieder erhalten Sie, indem Sie unter „Termine für“ das gewünschte Mitglied auswählen und auf „Anzeigen“ klicken.

Für die Anzeige aller verfügbaren Termine wählen Sie bitte „-alle-“

Abb. 32: Terminübersicht einzelner Mitglieder

5.10 Nach freien Terminen suchen

Diese Funktion wird benötigt, wenn Sie auch persönliche Termine anderer Teammitglieder bei der Planung eines neuen Termins berücksichtigen wollen. So können Sie z.B. sehr einfach und schnell einen freien Termin für mehrere Mitglieder gleichzeitig finden (Verfügbarkeitsabfrage). Wählen Sie einfach die entsprechenden Mitglieder mit über den Button oder mit der Maus aus. Mit Aktivierung der Checkbox „gebuchte Termine“ werden die nicht einsehbaren, persönlichen Termine anderer Teammitglieder zusätzlich (als geblockte Termine) in den Kalender eingeblendet.

Nun bekommen Sie alle Termine der Mitglieder in einer Übersicht angezeigt und sehen sofort, welche Zeiten noch nicht belegt sind. Dort können Sie einen Termin für alle eintragen und damit auch gleich publik machen.

Abb. 33: Checkbox "gebuchte Termine"

Persönliche Termine werden in grauer Schrift als „geblockt“ angezeigt, also ohne Nennung von Tätigkeit und Ort.

5.11 Terminübersichten / Berichte ausdrucken & exportieren

Monatsansicht

Zeigt alle Termine des aktuellen Monats für den unter „Termine für“ ausgewählten Teilnehmer in einem separaten Browserfenster an. Die Ansicht können Sie ausdrucken oder lokal auf Ihrem PC abspeichern.

Abb. 34: Monatsansicht

Terminliste

Zeigt in einer einfachen chronologischen Liste alle Termine des unter „Termine für“ ausgewählten Teilnehmers in einem separaten Fenster an. Die Ansicht können Sie ausdrucken oder speichern.

Abb. 35: Terminliste

5.12 Export / Import von Terminen

Sie können Kalendereinträge in Form von csv-Dateien in andere Anwendungen wie z.B. MS Outlook^® oder Lotus Notes^® exportieren oder im gleichen Format auch von dort in teamspace importieren.

Abb. 36: Export / Import von Terminen

Export

Termine werden ab dem Datum exportiert, dessen Ansicht Sie als Letztes aufgerufen hatten; auf dieses Datum wird hingewiesen. Sie können das Datum ändern, indem Sie in der Tages-, Wochen- bzw. Monatsansicht navigieren. Mit Klick auf „Export“ laden Sie die Datei in den gewünschten Ordner auf Ihrem PC herunter.

Import

Mit Klick auf den Button „Durchsuchen“ wählen Sie die gewünschte csv-Datei aus. Laden Sie diese mit „Import“ hoch.

5.13 Outlook-Synchronisation

Jedes Mitglied kann den Kalender teilweise oder komplett mit einem Kalenderordner in MS Outlook^® synchronisieren.

Die Synchronisation von teamspace mit MS Outlook^® wird in Kapitel 17 des Handbuchs separat vorgestellt.