Verwaltung

Kurzbeschreibung

In der Verwaltung legt der Teamleiter grundlegende Dinge fest wie Benutzergruppen, Rechte oder welche Module die einzelnen Benutzergruppen verwenden sollen.

Als Teammitglied können Sie hier Ihre eigenen Daten sowie die Sprache ändern, ein Bild von Ihnen einstellen oder sich eine Übersicht der anderen Teammitglieder anzeigen lassen.

 

Abb. 13: Verwaltung

 

3.1 Bedeutung der Kommandos & Symbole

Bedeutung der Kommandos

 

Mitgliederliste	Anzeige aller Mitglieder mit E-Mail-Adresse, Gruppenzugehörigkeit
Neues Mitglied	Neues Mitglied anlegen
Neue Gruppe	Neue Gruppe anlegen
Bericht	Druckanzeige des Systemprotokolls
Archivieren	Archivierung des Systemprotokolls
Löschen	Löschen des Systemprotokolls

Tab. 2: Kommandos in der Verwaltung

 

Bedeutung der Symbole

 

	Objekt bearbeiten
	Objekt ansehen
	Mitglieder bearbeiten
	Mitglied / Objekt löschen
	Zugangsdaten an Teammitglied senden
	Mitglied ist online
	Zugang für Mitglied deaktivieren / sperren
	Zugang für Mitglied aktivieren / Sperre aufheben
	Zeigt bei Mauskontakt weitere Informationen an

Tab. 3: Symbole in der Verwaltung

 

 

3.2 Eigene Einstellungen ändern

In den eigenen Einstellungen können Sie Ihre persönlichen Daten, wie z.B. Login-Name, E-Mail-Adresse oder Sprache ändern.

Bitte prüfen Sie nach Ihrem ersten Login zuerst in der Verwaltung Ihre persönlichen Einstellungen und führen Sie ggf. Änderungen durch. Zu Ihren eigenen Einstellungen gehören Ihre Anmelde- und Mitgliedsdaten, eine Kurzinformation über sich selbst und ggf. ein Mitgliedsbild, Einstellungen für Änderungsberichte sowie die Sicherheitseinstellungen.

 

Anmeldedaten

Hier geben Sie Ihren Anmeldenamen und Ihr Kennwort an. Der Anmeldename muss nicht mit dem Namen übereinstimmen, der im Team den anderen Mitgliedern angezeigt werden soll. Wählen Sie Ihren Anmeldenamen und Ihr Passwort jedoch so, dass Sie sich beides gut merken können.

 

Mitgliedsdaten

Geben Sie den Namen an, der den Teammitgliedern angezeigt werden soll. Hier können Sie auch bestimmen, ob und wann Sie Änderungsberichte erhalten wollen.

 

Änderungsberichte

Änderungsberichte informieren Sie über neue Entwicklungen in Ihrem Team. Wenn Sie keine Änderungsberichte wünschen, wählen Sie die Option „nie“. Die angebotenen Zeiten bedeuten, dass teamspace in diesem Intervall für Sie nach Änderungen sucht und diese Ihnen dann per E-Mail zusendet. Wenn im gewählten Intervall keine Änderungen stattfinden, wird auch kein Änderungsbericht versandt (siehe auch Kapitel 3.14, Statusberichte einstellen).

Kurzinformation über sich selbst

Sie können ein Bild von sich selbst im jpg-Format bis maximal 300 KB hochladen.

 

Abb. 14: Teammitgliedern vorstellen

 

Sie können auch einen kurzen Text verfassen, den die anderen Mitglieder aufrufen können. Diesen formatieren Sie ähnlich wie in Word mit der Box links vom Textfeld.

 

Sicherheit

Legen Sie die Sicherheitseinstellungen für den Zugang in Ihr Team fest.

 

JavaScript	JavaScript aktivieren (wichtig z.B. für die Pinnwand), ermöglicht komfortableres Arbeiten.
Warnen beim Löschen	Vor dem Löschen eines Objekts erhalten Sie eine Sicherheitsabfrage.
HTML in E-Mails	E-Mails an Sie (Nachrichten, Erinnerungen, Bericht) werden in HTML versendet.
Zugangsdaten in E-Mails	E-Mails an Sie (Nachrichten, Erinnerungen, Bericht) enthalten Ihre Zugangsdaten.

Tab. 4: Sicherheitseinstellungen

 

Mitgliederverwaltung

Als Teamleiter können Sie hier festlegen, zu welchen Benutzergruppen das Mitglied gehören soll. Als Teammitglied bekommen Sie angezeigt, in welchen Benutzergruppen Sie Mitglied sind.

 

3.3 Eigene Adresse ändern

Unter „Eigene Adresse ändern“ haben Sie die Möglichkeit, zu Ihrer E-Mail-Adresse weitere Kontaktinformationen wie Adresse, Mobilnummer etc. einzugeben. Sie können nur SMS versenden (siehe Kapitel 12), wenn Sie an dieser Stelle eine Mobilnummer angeben. Alle Team-Adressen werden automatisch dem Adressmodul hinzugefügt und mit dem Symbol  als Teammitglieder gekennzeichnet.

 

3.4 Passwort ändern

Unter „Eigene Einstellungen ändern“ haben Sie die Möglichkeit, Ihr Passwort zu ändern. Geben Sie bei „Kennwort ändern“ das neue Passwort ein, sowie noch einmal unter „Kennwort bestätigen“.

 

3.5 Eigene Mitgliedschaft beenden

Die eigene Mitgliedschaft im Team kann jedes Mitglied selbst in diesem Bereich beenden. Das Mitglied wird bis zum endgültigen Löschen durch den Teamleiter in der Mitgliederliste rot durchgestrichen angezeigt (siehe auch Kapitel 3.6, Neues Mitglied anlegen).

Teamleiter können Ihre Mitgliedschaft in einem Team nicht selbst beenden, dies können nur andere Teamleiter.

Daneben haben Teamleiter die Option, gelöschte Teammitglieder wieder zu aktivieren oder endgültig zu löschen.

 

3.6 Neues Mitglied anlegen

Als Teamleiter können Sie neue Mitglieder anlegen.

Abb. 15: Neues Mitglied anlegen

Legen Sie zunächst den Anmeldenamen fest. Ein Passwort muss nicht vergeben werden, es wird automatisch vom System vergeben. Das Mitglied kann sein Passwort nach dem ersten Login selbst ändern

 

Passwort ändern

Legen Sie nun den Namen und die E-Mail-Adresse des neuen Mitglieds fest. Sprache, Datumsformat und Zeitzone können Sie ebenfalls festlegen. Alle Einstellungen können später vom Mitglied auch selbst geändert werden.

 

Einstellungen durch den Teamleiter

Legen Sie die Benutzergruppe(n) für das neue Mitglied fest. Die Benutzergruppe bestimmt die Berechtigung eines Mitglieds in Ihrem Team. Mitglieder der Gruppe "Teamleiter" können alle Einstellungen in diesem Team ändern.

Bei Aktivierung des Feldes „Datensperre“ darf dieses Mitglied die eigenen Daten nicht ändern. Wenn Sie die Sperre setzen, können nur noch Teamleiter die Daten des Mitglieds ändern. Bitte ergänzen Sie in diesem Fall nach dem Anlegen des Mitglieds die restlichen Mitgliedsdaten.

 

Abb. 16: Inaktives Mitglied

Bei Aktivierung des Feldes „Inaktiv“ wird der Zugang für dieses Mitglied zunächst nicht aktiviert. D.h., das Mitglied erhält keine E-Mails aus diesem Team und kann sich zunächst noch nicht am Team anmelden. Der Teamleiter kann diesen Zugang jederzeit später aktivieren. Inaktive Mitglieder werden in der Mitgliederliste rot durchgestrichen angezeigt.

 

Automatische E-Mail-Benachrichtigung

Beim Anlegen des neuen Mitglieds kann teamspace automatisch eine E-Mail mit allen notwendigen Zugangsdaten an das Mitglied senden. Es wird jedoch in keinem Fall eine E-Mail versendet, wenn Sie das Mitglied auf "Inaktiv" gestellt haben.

Teamleiter können in der Mitgliederliste anhand des Buttons  die Zugangsdaten an einzelne Teammitglieder automatisch zusenden.

 

 

3.7 Teammitglieder verwalten

Unter „Teammitglieder“ können Sie eine Liste aller Teammitglieder inklusive deren Kontaktdaten und Porträts einsehen.

Teamleiter können hier zudem Teammitglieder löschen oder ihnen ihre Zugangsdaten schicken.

 

 

3.8 Mitglieder sperren

Über den Button  können Sie jederzeit den Zugang für einzelne Mitglieder sperren. Diese Mitglieder können sich solange nicht mehr am Team anmelden, bis Sie den Zugang mit Klick auf den Button  wieder freigeben.

 

 

3.9 Benutzergruppen verwalten

Als Mitglied können Sie sich über die Schaltfläche  die Rechte der einzelnen Benutzergruppen anzeigen lassen.

 

Abb. 17: Benutzergruppen-Ansicht für Mitglieder

Als Teamleiter können Sie über die Schaltfläche  die Benutzergruppen Ihres Teams verwalten. D.h. Sie können für jede Benutzergruppe Administrationsrechte, Modulrechte und Modulzugänge festlegen.

 

Administrationsrechte

Mit den Administrationsrechten können Sie für die einzelnen Gruppen folgende übergeordneten Rechte vergeben:

Team konfigurieren

Mit diesem Recht können Sie die Grundeinstellungen ändern, eine Einrichtungsphase starten und beenden, die Sicherheitseinstellungen ändern, Statusberichte einstellen, das Systemprotokoll anzeigen und das Team löschen.

Mitglieder und Gruppen anlegen & verwalten

Lizenzdaten des Teams ändern & Zugriff auf Rechnungen

Besitz von Daten übernehmen

Import und Export von Daten

Neue Diskussion beginnen

Die Rechte haben für die jeweilige Benutzergruppe keinerlei Auswirkung auf Modulrechte oder Modulzugang.

 

Abb. 18: Benutzergruppen-Ansicht für Teamleiter

Modulrechte

Mit den Modulrechten können Sie für die einzelnen Gruppen folgende übergeordneten Rechte für deren Konfiguration vergeben:

o  Diskussionen

o  Gästebuch

o  Ideen

o  Aufgaben

o  Zeiten

o  Dateien

Damit haben die Gruppenmitglieder die Möglichkeit, die Überschriften für Diskussionen, das Gästebuch und die Zeiterfassung zu ändern, sowie ein neues Thema für die Ideenfindung einzugeben.

Bei den Aufgaben können diese Mitglieder verschiedene Optionen wie Kosten oder Prioritäten hinzufügen (Kapitel 8.2, Optionen für alle Aufgaben festlegen).

Ebenso können Rechte für die Bezeichnungen „Hauptordner“ bzw. „Hauptaufgabenbereich“ in Dateien und Aufgaben sowie die Berechtigungen für diese Ordner geändert werden.

 

Modulzugang

Hiermit legen Sie fest, welche Module eine Gruppe nutzen darf. Deaktivieren Sie ein Modul, wird dieses Modul den Mitgliedern dieser Benutzergruppe nicht angezeigt. Im angeführten Beispiel erhält diese Gruppe z.B. nur Zugang zur Pinnwand, den Diskussionen und der Dateiablage.

 

Abb. 19: Modulzugang

Mitglieder zu Gruppen hinzufügen oder löschen

Mit  erhalten Sie eine Liste aller Teammitglieder. Die Mitglieder dieser Benutzergruppe sind mit Häkchen gekennzeichnet. Neue Mitglieder für die jeweilige Benutzergruppe fügen Sie mit Aktivierung des Kontrollkästchens vor dem jeweiligen Namen hinzu.

 

Abb. 20: Mitglieder in Benutzergruppen

 

Die Gruppen „Teamleiter“ und „Mitglieder“ sind feste Gruppen, die nicht gelöscht werden können. Die Gruppe „Gäste“ sowie weitere, frei hinzufügbare Gruppen können gelöscht werden.

 

 

3.10      Grundeinstellungen

Als Teamleiter können Sie hier den Namen des Teams und weitere Einstellungen wie z.B. die Währung ändern.

 

Abb. 21: Grundeinstellungen

Team-ID

Die Team-ID besteht aus einer 6-stelligen Nummer, die Ihnen mit Ihren Zugangsdaten zugeschickt wird. Mit dieser Nummer können sich immer alle Teammitglieder anmelden.

Zusätzlich können Sie eine Bezeichnung für Ihr Team vergeben, mit der sich alle Teammitglieder ebenso im Team anmelden können und die einfach zu merken ist (mind. 3 Zeichen).

 

Teamname

Der Teamname dient als Überschrift für alle teamspace Seiten. Den Teamnamen können Sie beliebig oft verändern, es ändert sich nichts an der Team-ID, mit der sich die Mitglieder am Team anmelden.

 

Aussehen & Währung

Enterprise Server- und Portal-Teams können zum Teil unter „Aussehen“ ein anderes Layout wählen. Suchen Sie sich das Layout aus, das an besten zu Ihrem Team passt. Online-Teams haben die Auswahl zwischen dem teamspace 2005- und dem Business-Layout.

Unter „Währung“ legen Sie die allgemein gültige Währung für Ihr Team fest. Diese Währung wird überall im Team verwendet um Geldbeträge mit Währungssymbol anzuzeigen. Alle Eingaben müssen in dieser Währung erfolgen.

 

Systemprotokoll aktivieren/deaktivieren

Das Systemprotokoll zeichnet alle Aktivitäten in einem Team auf, um die einzelnen Schritte nachvollziehbar zu machen. Einseh- und speicherbar ist es nur für Teamleiter. Neu ist, dass Sie auf Wunsch die Protokollierung ausschalten oder unterbrechen können.

Sollten Sie also in Ihrem Team keine Protokollierung der Aktivitäten wünschen, so können Teamleiter das Systemprotokoll in der Verwaltung unter "Grundeinstellungen" ausschalten.

 

 

3.11      Lizenzinformationen

Informationen zur aktuellen Teamgröße und zur Laufzeit der aktuellen Lizenz können von Teammitgliedern und Teamleitern eingesehen werden.

Alle anderen Einstellungen wie z.B. Beantragung, Änderung oder Kündigung einer Lizenz können nur von Teamleitern durchgeführt werden.

 

 

3.12      Einrichtungsphase

Die Einrichtungsphase eignet sich besonders zum Projekt-Start, während dessen Sie Mitglieder anlegen, Aufgaben vorbereiten und Dateien hoch laden können, ohne dass die anderen Mitglieder dies per E-Mail mitgeteilt bekommen. Sie können aber auch zu jeder anderen Zeit eine Einrichtungsphase einleiten.

 

Einrichtungsphase starten

Als Teamleiter können Sie hier Ihr Team in eine Einrichtungsphase schalten. Der Teamraum ist dann vorübergehend für die Mitglieder gesperrt.

Während dieser Zeit werden keine Änderungsberichte und Protokolle an die Mitglieder versendet. Die Mitglieder können sich nicht im Team anmelden.

 

Einrichtungsphase beenden

Als Teamleiter können Sie Ihr Team von der Einrichtungsphase in den aktiven Betrieb zurückversetzen. Der Teamraum ist für die Mitglieder wieder zugänglich und die Arbeit im Team kann wieder aufgenommen werden.

 

 

3.13      Sicherheitseinstellungen

Nur für Teamleiter: Hier können Sie Sicherheitseinstellungen des Teams betrachten und ändern. Sie bestimmen, welche Sicherheitsstufe in Ihrem Team gelten soll.

Es gibt drei Sicherheitsstufen zur Auswahl:

 

Niedrig (niedrige Sicherheitsanforderungen)

Autologin (Link bzw. Zugangsdaten in Status- und Änderungsberichten) wird unterstützt.

Keine Kennwortänderung erforderlich.

Keine verschlüsselte Verbindung (SSL) notwendig.

 

Mittel (normale Sicherheitsanforderungen)

Beschränktes Autologin möglich (ohne Kennwort).

Keine Kennwortänderung erforderlich.

Keine verschlüsselte Verbindung (SSL) notwendig.

 

Hoch (maximale Sicherheitsanforderungen)

Zugang nur per SSL möglich.

Nach jedem Versenden von Login-Daten ist eine Kennwortänderung erforderlich.

Autologin wird nicht unterstützt.

 

 

3.14      Statusberichte einstellen

Als Teamleiter stellen Sie hier die Häufigkeit der Statusberichte ein, die alle Teammitglieder bekommen. Sie können wählen zwischen täglich, wöchentlich, monatlich und nie.

Statusberichte informieren die Teammitglieder automatisch über alle Änderungen und den aktuellen Status im Team.

Statusberichte werden daher, im Gegensatz zu Änderungsberichten, auch dann verschickt, wenn im fraglichen Zeitraum keine Änderungen stattfanden.

 

 

3.15      System-Protokoll anzeigen

Das Systemprotokoll enthält alle bisherigen Aktivitäten im Team in chronologischer Reihenfolge und ist nur für Teamleiter einsehbar.

 

Abb. 22: System-Protokoll

 

Mit „Archivieren“ wird das System-Protokoll in die Dateien in den Ordner „System“ verschoben (wird bei erster Archivierung neu angelegt). Das aktuelle Protokoll wird damit geleert.

Mit „Löschen“ löschen Sie das komplette Protokoll. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage.

Wenn das System-Protokoll eine Größe von 10 KB erreicht hat, wird es automatisch archiviert und es wird ein neues Protokoll gestartet.

 

 

3.16      Team löschen

Als Teamleiter können Sie hier das gesamte Team löschen. Im Gegensatz zu „Lizenz kündigen“ (Kapitel 0,

 

Team kündigen

) wird hier das Team sofort gelöscht, ohne Rücksicht auf die Abrechnungsperiode. Es erfolgt vorab eine Sicherheitsabfrage.

 

Abb. 23: Team löschen

Ihre Lizenz ist grundsätzlich bis 30 Tage vor Ablauf einer Abrechnungsperiode kündbar. Sollten Sie bis zu diesem Zeitpunkt das Team nicht gekündigt haben, verlängert sich die Lizenz automatisch um eine weitere Abrechnungsperiode gleicher Länge.

Kündigungen können jederzeit im Lizenzmodul widerrufen werden. Zu Ihrer Sicherheit bleibt jedes gekündigte und abgelaufene Team für weitere 30 Tage gesperrt, d.h. Ihre Daten bleiben erhalten, der Zugang zum Team ist jedoch nicht möglich. In dieser Zeit haben Sie die Möglichkeit, Ihr Team wieder zu reaktivieren. Nach Ablauf dieser 30 Tage wird Ihr Team mit allen Daten unwiderruflich gelöscht.

Sie können Ihr Team nicht löschen, wenn die aktuelle Rechnung noch nicht bezahlt ist.