Aufgaben

Kurzbeschreibung

Das Aufgabenmodul dient der Planung, Steuerung und Kontrolle aller Aufgaben innerhalb des Teams. Die Unterteilung in Bereiche und Unterbereiche erlaubt die thematische Ordnung der Aufgaben und bietet Ihnen die Möglichkeit Ihr Team über Methoden des Projektmanagements zu steuern.

Zu jeder Aufgabe können die Bearbeiter, die Priorität, der Verantwortliche, der erforderliche Aufwand und der Zeitplan eingegeben werden.

Der Fortschritt einer Aufgabe wird von den Bearbeitern selbst eingetragen. Graphische Darstellungen erleichtern die Übersicht über den aktuellen Stand.

 

Abb. 43: Aufgaben

 

8.1 Bedeutung der Kommandos & Symbole

Bedeutung der Kommandos

 

Aktionen
Neue Aufgabe	Anlegen einer neuen Aufgabe
Neuer Bereich	Anlegen eines neuen Aufgabenbereichs
Neuer Meilenstein	Anlegen eines neuen Meilensteins
Einträge ordnen	Aufgaben innerhalb eines Bereichs ordnen
Import/Export	Import/Export aller Aufgaben im csv-Format
Konfigurieren	Optionen für alle Aufgaben festlegen
Berichte
Projektverlauf	Auflistung aller Aufgaben, zeitlich gegliedert
Verteilung	Aufgabenverteilung, sortiert nach Teammitgliedern
Bereiche (kurz)	Aufgabenbericht, Liste ohne Fortschritt
Bereiche (lang)	Aufgabenbericht, Liste inkl. Fortschritt
Anzeige…
Mitglieder	Anzeige der Aufgaben nach bearbeitenden/verantwortlichen Teammitgliedern
Fertige Aufgaben	Zusätzlich bereits fertige Aufgaben anzeigen
Aufgeklappt	Alle Aufgaben in einer aufgeklappten Liste anzeigen

Tab. 13: Kommandos im Aufgabenmodul

Bedeutung der Symbole

 

	Objekt bearbeiten
	Aufgabe löschen
	Plan-Start
	Plan-Ende
	Bearbeitung im Plan
	Bearbeitung nicht im Plan
	Fertig im Plan
	Fertig nicht im Plan
	Aufgabenbereich
	Standard-Aufgabe
	Dauerhafte Aufgabe
	Kurzaufgabe
	Verantwortung übernehmen
	Arbeitsfortschritt eintragen
	Erinnerung versenden
	Aufgabe abgeben
	Tätigkeiten der Aufgabe anzeigen
	Arbeitsfortschritt
	Eintrag höher stufen
	Eintrag runterstufen
	Bereichsübersicht

Tab. 14: Symbole im Aufgabenmodul

 

8.2 Optionen für alle Aufgaben festlegen

Teamleiter sollten zu Beginn der Arbeit mit dem Aufgabenmodul die Konfiguration überprüfen und ggf. ändern.

Gehen Sie dazu auf der linken Bildschirmseite bei „Aktionen“ auf „Konfigurieren“. Ihre Einstellungen gelten dann für das gesamte Team, können jedoch während der Nutzung jederzeit geändert werden.

Sie haben nun folgende Parameter, die Sie aktiviert lassen oder deaktivieren können:

 

Priorität	Wichtigkeit für Ihre Aufgabe (von 5 für sehr hoch bis 0 für zurückstellen)
Start- und Enddatum	Beginn bzw. Ende der Aufgabe
Geplanter Zeitaufwand	Vorgesehene Dauer der Aufgabe
Budget	Kalkulierte Ausgaben für die Aufgabe

Tab. 15: Aufgaben-Optionen

 

 

8.3 Neue Aufgabe anlegen

Um eine neue Aufgabe anzulegen, klicken Sie in der linken Befehlsleiste auf „Neue Aufgabe“.

 

Abb. 44: Neue Aufgabe anlegen

 

Aufgabe

Geben Sie der Aufgabe einen Titel, ggf. eine Beschreibung und eine Priorität/Wichtigkeit. Ordnen Sie die Aufgabe ggf. einem Meilenstein zu (Kapitel 8.5, Neuen Meilenstein anlegen).

 

Aufgabenplanung

Ordnen Sie der Aufgabe ein Start- und Enddatum zu und bestimmen Sie ggf. den geplanten Zeitaufwand sowie die geplanten Kosten.

 

Fertigstellung

Ordnen Sie die Aufgabe einem der drei vorgegebenen Typen zu:

Standardaufgabe, z.B. Erstellen einer Präsentation – diese Aufgabe ist beendet, wenn der Arbeitsfortschritt 100% beträgt.

dauerhafte Arbeit, z.B. Wartungsarbeiten – diese Aufgabe ist niemals beendet und hat keinen Fortschritt.

Kurzaufgabe, z.B. ein Telefonanruf – diese Aufgabe ist abgeschlossen, sobald ein Teammitglied die Verantwortung dafür übernommen hat.

 

Bearbeiter dieser Aufgabe

Legen Sie zum Abschluss die Bearbeiter und den Verantwortlichen der Aufgabe fest. Nur Bearbeiter der Aufgabe können den Fortschritt der Arbeit eintragen.

 

 

8.4 Neuen Bereich anlegen

Um einen neuen Bereich/Ordner anzulegen, klicken Sie unter Aktionen auf „Neuer Bereich“.

Vergeben Sie einen aussagekräftigen Titel und eine Beschreibung. Des Weiteren lassen sich für diesen Bereich optional Berechtigungen vergeben.

 

 

8.5 Neuen Meilenstein anlegen

Ein Meilenstein ist ein zwischen den Projektphasen liegender Entscheidungszeitpunkt, an dem über die bisherigen Ergebnisse der Projektarbeit befunden und die Freigabe der nächsten Projektphase beschlossen wird.

Sie können einen Meilenstein sowie einen Nachfolger anlegen, der den Fortlauf beim Erfüllen des Meilensteins angibt. Klicken Sie dazu auf „Neuer Meilenstein“. Geben Sie nun einen Titel und ggf. eine Beschreibung an und wählen Sie ein Datum.

Sie können für Meilensteine einen Nachfolger anlegen. Alle bisher angelegten Meilensteine werden unter „Nachfolger“ zur Auswahl aufgelistet.

 

 

8.6 Einträge ordnen

Sie können Aufgaben in beliebiger Reihenfolge sortieren.

Klicken Sie im Menüpunkt „Einträge ordnen“ einfach auf die kleinen Pfeile um die Elemente nach oben oder unten zu verschieben.

 

Abb. 45: Einträge ordnen

Bitte beachten Sie, dass diese neue Anordnung der Einträge nur für Sie gilt. Die Einträge bleiben für die anderen Teammitglieder ungeordnet.

 

 

8.7 Berichte drucken / exportieren

Sie haben in den Aufgaben verschiedene Berichte zur Auswahl. Sie können bei „Anzeige…“ wählen, für welches Teammitglied der Bericht angezeigt werden soll. Alle Berichte werden in einem neuen Fenster geöffnet und können ausgedruckt oder lokal auf Ihrem PC gespeichert werden.

Projektverlauf

Sie erhalten eine zeitlich gegliederte Auflistung aller Aufgaben.

 

Abb. 46: Bericht "Projektverlauf"

 

Wenn Sie bei „Anzeige -alle-“ gewählt haben, erhalten Sie eine Aufgabenliste ohne Bearbeiter oder Besitzer.

Wenn Sie bei „Anzeige…“ ein Teammitglied ausgewählt haben, erhalten Sie alle Aufgaben, für die dieses Teammitglied als Bearbeiter und/oder Besitzer eingetragen ist.

 

Verteilung

Sie erhalten eine Liste aller Aufgaben, verteilt nach bearbeitenden Teammitgliedern.

 

Abb. 47. Bericht "Verteilung"

Bereiche (lang)

Sie erhalten einen Aufgabenbericht mit allen Aufgaben für den Ordner, den Sie aktuell geöffnet haben. Zu den einzelnen Aufgaben sowie Unterordner wird neben der Überschrift auch die Beschreibung angezeigt.

Der Fortschritt der einzelnen Aufgaben wird aufgelistet.

 

Abb. 48: Bericht "Bereiche (lang)"

 

Bereiche (kurz)

Sie erhalten einen Aufgabenbericht mit allen Aufgaben für den Ordner, den Sie aktuell geöffnet haben. Zu den einzelnen Aufgaben sowie Unterordner wird neben der Überschrift auch die Beschreibung angezeigt.

Der Fortschritt der einzelnen Aufgaben wird nicht aufgelistet.

 

Abb. 49: Bericht "Bereiche (kurz)"

 

8.8 Import / Export von Aufgaben

Sie können Aufgaben in Form von csv-Dateien in andere Anwendungen wie z.B. MS Excel^® exportieren oder im gleichen Format auch von dort in teamspace importieren.

 

Export

Aufgaben werden aus dem Ordner exportiert, den Sie als Letztes aufgerufen hatten; auf diesen Ordner wird hingewiesen. Sie können den Ordner ändern, indem Sie in den Aufgabenbereichen navigieren. Mit Klick auf „Export“ laden Sie die Datei in den gewünschten Ordner auf Ihrem PC herunter.

 

Import

Mit Klick auf den Button „Durchsuchen“ wählen Sie die gewünschte csv-Datei aus. Laden Sie diese mit „Import“ hoch.

 

 

8.9 Anzeige aller Aufgaben für einzelne Teammitglieder

Sie können sich Aufgaben nach einzelnen Mitgliedern Ihres Teams anzeigen lassen.

Im Menü am linken Bildschirmrand steht Ihnen unter „Anzeige…“ eine Liste der Mitglieder zu Verfügung. Des Weiteren können Sie bestimmen, ob bereits erledigte Aufgaben angezeigt werden sollen. Der Modus „Aufgeklappt“ bietet Ihnen eine Übersicht über alle Aufgabenbereiche und Aufgaben.

Wählen Sie das betreffende Mitglied sowie die Anzeigeoptionen aus und bestätigen Sie mit .