Zeiterfassung

Kurzbeschreibung

Die Zeiterfassung bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Aufwendungen bei einzelnen Projekten oder Aufgaben genau zu erfassen und zu dokumentieren. Der jeweilige Arbeitsfortschritt wird dabei nur vom Bearbeitenden selbst eingetragen.

Die Zeiterfassung erweist sich vor allem in Kombination mit dem Aufgabenmodul als starkes Instrument für ein effektives Projektmanagement. Daneben ist sie ein sinnvolles Instrument für alle Teams, die Ihre Arbeitsstunden mit Ihren Kunden abrechnen müssen.

 

Abb. 50: Zeiterfassung

 

 

9.1 Bedeutung der Kommandos & Symbole

Bedeutung der Kommandos

 

Aktionen
Neue Tätigkeit	Anlegen einer neuen Tätigkeit
Import/Export	Import/Export der Zeiterfassung im csv-Format
Berichte
Tätigkeiten	Aufgaben für einzelnen Teammitgliedern, sortiert nach Datum
Teamtätigkeiten	Aufgaben für alle Teammitglieder, sortiert nach Datum
Aufgaben	Aufgaben für einzelnen Teammitgliedern, sortiert nach Aufgaben
Aufgaben, Team	Aufgaben für alle Teammitglieder, sortiert nach Aufgaben
Excel-Export	Export der Zeiterfassung nach Datum
Zeiten für…
Mitglieder	Zeigt erfasste Zeiten nach einzelnen Mitgliedern an
Monat	Zeigt erfasste Zeiten des Mitglieds in bestimmtem Monat an
Jahr	Zeigt erfasste Zeiten des Mitglied im Monat eines bestimmten Jahres an

Tab. 16: Kommandos in der Zeiterfassung

 

Bedeutung der Symbole

 

	Tätigkeit ansehen
	Tätigkeit bearbeiten
	Erbrachte Aufwendungen

Tab. 17: Symbole in der Zeiterfassung

 

 

9.2 Neue Tätigkeit anlegen

Um eine neue Tätigkeit in der Zeiterfassung anzulegen, klicken sie auf „Neue Tätigkeit“.

Aufgabe & Art der Tätigkeit

Sie können optional die Tätigkeit einer bestehenden Aufgabe zuordnen. Sie bekommen immer alle Aufgaben angezeigt, bei denen Sie als Bearbeiter oder Besitzer eingetragen sind.

Wenn die Tätigkeit keiner Aufgabe im Aufgabenmodul zugeordnet werden kann oder soll, lassen Sie das Feld „Aufgabe“ leer und geben Sie hier die Art der Tätigkeit ein.

 

Beschreibung

Sie können hier detaillierte Informationen über die zu erledigende Tätigkeit hinterlassen.

 

Zeiten

Unter Zeiten werden die entsprechenden Arbeitszeiten festgehalten. Der Aufwand kann in Form von Zeit- oder Geldeinheiten angegeben werden. Die Werte werden addiert und erscheinen als „Aufwand gesamt“ am Ende der Zeitauflistung des jeweiligen Monats oder werden im Menüpunkt Projektaufwand nach Projekten aufgeschlüsselt angezeigt.

 

 

9.3 Export / Import der Zeiterfassung

Export

Über „Import/Export“ in der linken Befehlsleiste können Sie eine csv-Datei aller erfassten Zeiten erstellen. Mit Klick auf „Export“ laden Sie die Datei in den gewünschten Ordner auf Ihrem PC herunter.

Import

Über „Import/Export“ in der linken Befehlsleiste können Sie eine csv-Datei von Ihrem Computer in die bereits erfassten Zeiten importieren. Mit Klick auf den Button „Durchsuchen“ wählen Sie die gewünschte csv-Datei aus. Laden Sie diese mit „Import“ hoch.

 

Excel-Export

Über die Funktion „Excel-Export“ in der linken Befehlsleiste können Sie erfasste Zeiten über einen bestimmten Zeitraum hinweg in eine Excel-Tabelle exportieren. Wählen Sie vorab bei „Zeiten für“ den gewünschten Monat, ab dem die Zeiterfassung exportiert werden soll.

 

 

9.4 Berichte drucken / exportieren

Sie haben in der Zeiterfassung verschiedene Berichte zur Auswahl. Sie können bei „Zeiten für“ wählen, für welches Teammitglied der Bericht angezeigt werden soll.

Alle Berichte werden in einem neuen Fenster geöffnet und kann lokal auf Ihrem PC gespeichert oder ausgedruckt werden.

 

Tätigkeiten

Über „Tätigkeiten“ können Sie sich für jedes Teammitglied eine chronologisch geordnete Liste aller zu erledigenden Tätigkeiten anzeigen lassen. Wählen Sie unter „Zeiten für“ das gewünschte Teammitglied aus.

 

Teamtätigkeiten

Über „Teamtätigkeiten“ können Sie sich für alle Teammitglieder eine Liste aller zu erledigenden Aufgaben, chronologisch sortiert, anzeigen lassen. Im Gegensatz zum Tätigkeitsbericht werden diese den verschiedenen Projekten zugeordnet.

Aufgaben

Über „Aufgaben“ können Sie sich für jedes Teammitglied eine Liste aller zu erledigenden Tätigkeiten, sortiert nach Aufgaben, anzeigen lassen. Wählen Sie unter „Zeiten für“ das gewünschte Teammitglied aus.

 

Aufgaben, Team

Über „Aufgaben, Team“ können Sie sich für alle Teammitglieder eine Liste aller zu erledigenden Aufgaben anzeigen lassen.

 

 

9.5 Konfiguration

Der Teamleiter kann über verschiedene Optionen entscheiden. Je nach Projekt kann hier eine individuelle Konfiguration vorgenommen werden.

Der Teamleiter sollte sich dabei fragen: Benötigen die Mitglieder Beginn-/Endzeit, Aufwand und eine vorformulierte Aufgabe?

Durch Aktivieren der Checkboxen „Aufwand“ und „Bereich zuweisen“ erhalten Sie in der Menüleiste auf der linken Bildschirmseite unter „Berichte“ die Möglichkeit, sich Berichte über den Aufwand nach einzelnen Teammitgliedern sowie des ganzen Teams anzeigen zu lassen.