Einführung

Kurzbeschreibung

teamspace ist ein web-basiertes Tool zur Unterstützung von Teamarbeit. Man kann, unabhängig von Ort und Zeit, gemeinsam an Aufgaben und Projekten arbeiten. Die Koordination übernimmt teamspace.

Jedem Team steht hierfür ein eigener abgeschlossener Bereich zur Verfügung, der mit verschiedenen Funktionen ausgestattet werden kann.

Da teamspace eine Internet-basierte Anwendung ist, ist eine lokale Installation auf Ihrem Desk- oder Laptop für die Nutzung nicht notwendig (Ausnahme bei Outlook-Synchronisation).

 

Abb. 1: teamspace

 

1.1 Nutzungsarten

Sie haben drei Möglichkeiten, teamspace zu nutzen:

Online-Team

Enterprise Server-Team

Enterprise Portal Team

Das Online-Team eignet sich ideal für Einsteiger in die virtuelle Zusammenarbeit. Zur Gründung, Einrichtung und zum Betreiber Ihres eigenen Teams sind Sie nicht auf unsere oder die Hilfe Ihrer IT angewiesen

Enterprise Server- sowie Portal-Teams bieten Ihnen neben finanziellen Vorteilen auch die Möglichkeit der Anpassung von teamspace an Ihr eigenes Design oder die individuelle Integration des kompletten Systems in Ihre EDV und Ihre Arbeitsabläufe.

 

Online-Teams

Sie haben ein Team auf unserer Plattform im Internet unter www.teamspace.de angelegt. Diese Teams werden einzeln gegründet und separat lizenziert. Verantwortlich für beides ist der jeweilige Teamleiter. Bitte lesen Sie alles Wichtige zum Thema Teamgründung und Lizenzierung im Kapitel 2 dieses Handbuchs nach.

 

Enterprise Server- und Enterprise Portal-Teams

Sie haben ein Team im Rahmen einer Enterprise Server- oder Enterprise Portal-Lizenz eines Unternehmens gegründet. In diesem Fall ist es nicht notwendig, eine Gründung und Lizenzierung gemäß dem Kapitel 2 dieses Handbuchs für Ihr Team durchzuführen.

Bei diesen Installationen variieren die Bedingungen zur Teamgründung entsprechend der individuellen Wünsche der einzelnen Firmen. Informieren Sie sich über Details bitte bei Ihrem Administrator oder bei unserem Support (support@teamspace.de ; 06151-13097-0).

 

1.2 Bedeutung der Kommandos

 

	Tagesübersicht
	Chat
	Suche
	Online-Hilfe
	Logout

Tab. 1: Kommandos in teamspace

 

 

1.3 Wiederkehrende Befehle in teamspace

Multi-Element-Verarbeitung

Mit Hilfe der Multi-Element-Verarbeitung ist es möglich mehrere Objekte für eine Aktion auszuwählen. Klicken Sie hierzu das entsprechende Feld rechts neben dem Objekt an, und ordnen Sie über das Dropdown-Menü eine Aktion zu. Anschließend müssen Sie auf „Aktion“ klicken um zu starten.

Abb. 2: Multi-Element-Verarbeitung

Berechtigungen

Sie können beim Anlegen von Dateien, Aufgaben oder Adressen festlegen, ob diese von anderen Benutzergruppen bzw. Teammitgliedern eingesehen oder geändert werden dürfen.

 

Abb. 3: Berechtigungen

 

Die Gruppen Teamleiter und Teammitglieder haben als Default das Recht „Betrachten und Ändern“, die Gruppe Gäste „Betrachten“ eingestellt bei jedem neu angelegten Objekt.

Sie können auch Objekte anlegen, die nur von bestimmten Benutzergruppen eingesehen werden können.

Setzen Sie beim Anlegen einen solchen Objekts die Berechtigungen der gewünschten Gruppe auf „Betrachten und Ändern“ bzw. „Betrachten“, die Rechte der anderen Gruppen auf „Keine Rechte“. Dieses Recht bezieht sich auf das einzelne Objekt (z.B. einzelne Dateien oder Aufgaben), bei übergeordneten Ordnern auf alle Objekte, die darin enthalten sind.

Wenn Teammitglieder in mehreren Gruppen Mitglied sind, und die Rechte dieser Gruppen widersprechen sich – z.B. Mitglieder haben das Recht Betrachten, Gäste keine Rechte – so gilt immer die höhere Berechtigung.

Als Besonderheit haben Sie zur einfacheren Vergabe von Rechten in den Modulen „Aufgaben“ und „Dateien“ die Option, mit einer Änderung der Rechte für einen Bereich/Ordner, ebenfalls direkt die Rechte für alle untergeordneten Ordner gleich einzustellen.

Die Funktion steht für alle Unterordner zur Verfügung.

 

Abb. 4: Berechtigung in Aufgaben und Dateien (nur Ordner)

Im Team verlinken

Sie können in allen teamspace-Modulen Links zu anderen Objekten in Aufgaben, Kontakten, Dateien und im Kalender in teamspace herstellen.

Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

 

1. Verlinkung über

Öffnen Sie zunächst das Element, mit der Sie einen Link herstellen möchten, z.B. eine Datei oder eine Adresse. Nun klicken Sie auf das Symbol  zum Verbinden.

 

Abb. 4: Module verknüpfen

 

Es öffnet sich ein kleines Fenster mit dem Pfad der Datei. Dieser Pfad wird automatisch kopiert. Bestätigen Sie diese Referenz mit OK.

 

Abb. 5: Pop-up zum Verlinken eines Elements

 

Öffnen Sie anschließend das Objekt, z.B. eine Notiz oder eine Nachricht, welche die Verknüpfung zukünftig enthalten soll. Mit dem Befehl „Einfügen“ über das Windows-Menü oder über die rechte Maustaste fügen Sie den Link ein.

2. Verlinkung über Suche

Wenn Sie bereits den Text schreiben, in dem der Link eingefügt werden soll, können Sie von dort aus über die Suche ein eigenes Fenster öffnen. Geben sie den Suchbegriff für z.B. die gesuchte Datei ein.

 

Abb. 6: Suche in teamspace

In den Ergebnissen finden Sie in eckigen Klammern den Code für die Verlinkung des Elements, z.B. [TS:32:110000119299].

 

Nach dem Speichern ist der Link erkennbar als blau markiertes und unterstrichenes Wort, z.B. bei einer Verlinkung mit einer Word-Datei als „Datei“.

Dieser Link steht solange zur Verfügung, bis die verlinkte Datei bearbeitet oder gelöscht wird.

 

 

1.4 Login

Für jedes Mitglied gibt es einen persönlichen Login, bestehend aus der Team-ID, dem Anmeldenamen und dem Passwort. Um sich in ein Team einzuloggen, können Sie entweder den direkten Login-Link benutzen, den Sie in der E-Mail mit den Zugangsdaten erhalten haben (sofern die Sicherheitseinstellung Ihres Teams den Direkt-Login erlaubt, siehe Kapitel 3.13, Sicherheitseinstellungen) oder Sie loggen sich über die Login-Seite im Internet ein.

SSL-Verschlüsselung

Auf Wunsch können Sie teamspace mit SSL-Verschlüsselung nutzen. Teamleiter können diese Option zur Pflichteinstellung für das gesamte Team machen (siehe Kapitel 3.13, Sicherheitseinstellungen). In SSL-verschlüsselten Teams müssen Sie sich über die entsprechende SSL-Loginseite einloggen.

 

Zugangsdaten vergessen

Wenn Sie Ihre Zugangsdaten für eines Ihrer Teams nicht mehr wissen, können Sie diese über unsere Internetseiten im Login-Bereich unter dem Link „Zugangsdaten vergessen?“ anfordern. Sie müssen dort Ihre E-Mail-Adresse, unter der Sie im Team angemeldet sind, eingeben. Sie erhalten innerhalb weniger Sekunden eine automatisch generierte E-Mail mit den Zugangsdaten zu allen Teams, in denen diese E-Mail-Adresse registriert ist. Ihre Teamkollegen und unsere Mitarbeiter haben keine Möglichkeit, Ihr Passwort einzusehen. Es ist daher nicht möglich, über unseren Support an Ihre Zugangsdaten zu gelangen.